1. Object and Scope of Application

1.1. This document governs the access to and use of the Further We Go platform (hereinafter, the “Platform” or “FWG”), a gamified SaaS service that allows employees of Palex Healthcare Group S.L. (the "Client Company") to record the distance and time of their physical activities (walking, running, swimming or cycling) through an integration with Map My Fitness, gathering collective points to unlock corporate donations to selected NGOs.

1.2. Use of the Platform is free of charge for Users; all service costs are borne by the Client Company under the SaaS master agreement entered into with Aproposito Contenidos S.L. (the "SaaS Provider").

2. Definitions

• User: Employee authorised by the Client Company to participate in FWG.
• Client Company: Palex Healthcare Group S.L., the entity that contracts FWG for its workforce.
• SaaS Provider: Aproposito Contenidos S.L., the entity that operates and maintains FWG.
• Activity: A record of distance/time synchronised from the User’s Map My Fitness account.
• Privacy Policy: The document that describes the processing of personal data and forms an integral part of these T&C.

3. Registration and User Account

3.1. Registration requires a valid corporate e‑mail address and the express acceptance of these T&C and the Privacy Policy.

3.2. Each User undertakes to:

1. a) keep his/her credentials confidential;
2. b) not use another User’s account;
3. c) refrain from introducing viruses or interfering with FWG’s operation;
4. d) use the Platform solely for personal and legitimate purposes.
5. Services Provided

4.1. Automatic recording of Activities via the official Map My Fitness API.

4.2. Individual progress dashboard and team leaderboard.

4.3. Automatic unlocking of corporate donations upon reaching the set collective goal.

4.4. FWG may update or enhance features without prior notice, provided that this does not materially diminish the core service.

5. Obligations of the Parties

User Obligations

• Comply with these T&C and the internal policies of his/her company.
• Provide accurate data and, where applicable, consult a healthcare professional before starting intense physical activity.

SaaS Provider Obligations

• Maintain reasonable availability (> 95 %).
• Apply appropriate security measures.
• Provide first‑level support to the Client Company.

6. Plans, Payment and Billing

6.1. The User does not pay any fee.

6.2. The commercial terms between the SaaS Provider and the Client Company are governed by the SaaS Master Agreement executed between the parties.

7. Intellectual Property

All code, design and content of FWG are owned by the SaaS Provider, except for the data and trademarks of the Client Company. Decompiling, reproducing or exploiting the Platform without authorisation is prohibited.

8. Personal Data Protection

8.1. GDPR Roles

• Controller: Client Company (Palex Healthcare Group S.L.).
• Processor: SaaS Provider (Aproposito Contenidos S.L.).

8.2. Data processed: name, corporate e‑mail, distance and time of physical activity. No additional sensitive metrics are processed. Images voluntarily shared (with consent granted) by registered users may be shared with other participants and with the organization.

8.3. Data subjects may exercise their rights (access, rectification, erasure, objection, portability and restriction) directly with the client company, in accordance with its applicable Privacy Policy.

9. Warranties, Disclaimers and Limitation of Liability

9.1. Medical disclaimer: Users participate at their own risk and must ensure that their physical condition allows them to exercise. Prior medical consultation is recommended.

9.2. FWG is provided “as is”; the SaaS Provider does not warrant total absence of errors and shall not be liable for indirect damages or loss of profits.

9.3. The SaaS Provider’s aggregate liability to the Client Company is limited to [maximum amount to be defined] or the amount resulting from the SLA, whichever is lower.

10. Term, Suspension and Termination

10.1. The licence to use FWG begins upon registration and ends (i) at the User’s request, (ii) when the Client Company deactivates the User, or (iii) upon termination of the master agreement.

10.2. The SaaS Provider may suspend the account for serious breach or fraudulent use, after prior notice.

11. Governing Law and Jurisdiction

These T&C are governed by Spanish law. Any dispute shall be submitted to the Courts and Tribunals of Barcelona.

12. Notices and Contact

• SaaS Provider: info@fit4good.net – C/ Lorda 13, bajos 2ª, 08035 Barcelona.
• Client Company: fwgsustainability@palexhealth.com C/ Jesús Serra Santamans, 5 08174 Sant Cugat del Vallès (Barcelona)

13. Amendments to the T&C

The SaaS Provider may update these T&C for legal or functional reasons. The Client Company will be notified at least 30 days in advance. Continued use of FWG after notification implies acceptance of the new terms.

Executive Summary

• Scope: employees only; activity logged via Map My Fitness; collective donations.
• User cost = 0; Client Company bears the SaaS subscription.
• Minimal data: distance and time; no sensitive biometrics.
• Clear GDPR roles: Client Company = Controller; SaaS Provider = Processor.
• Security and sub‑processors subject to prior approval and safeguards.
• Medical disclaimer included for injury risks.
• Law and forum: Spanish; courts of Barcelona.
• Liability capped at [maximum amount to be defined] or SLA amount.
• Amendments with [30] days’ notice.
• Fields in [brackets] require final validation.

PALEX HEALTHCARE GROUP SL è il Titolare del trattamento dei dati personali forniti con il tuo consenso e ti informa che tali dati saranno trattati conformemente alle normative vigenti in materia di protezione dei dati personali, in particolare al Regolamento (UE) 2016/679 del 27 aprile 2016 (GDPR) e alla Legge Organica 3/2018, del 5 dicembre (LOPDGDD), e ti fornisce le seguenti informazioni sul trattamento:

• Finalità del trattamento: Iscrizione alla piattaforma Further We Go (FWG) e alle attività correlate.
• Base giuridica: Consenso dell’interessato mediante l’accettazione delle seguenti condizioni.
• Conservazione dei dati: I dati personali forniti saranno conservati e trattati per il tempo necessario al raggiungimento della finalità per cui sono stati raccolti. Una volta venuta meno tale necessità, saranno cancellati o bloccati per il periodo stabilito dalla legge, adottando le misure tecniche e organizzative necessarie per impedirne il trattamento, inclusa la visualizzazione, e rendendoli accessibili esclusivamente a giudici, tribunali, pubblico ministero o pubbliche amministrazioni, al fine di affrontare eventuali responsabilità legali. Trascorso tale periodo, i dati saranno definitivamente distrutti.
• Comunicazione dei dati: I dati del tuo account FWG saranno condivisi con il tuo account Map My Fitness per la registrazione della tua attività fisica e la successiva classifica. I dati potranno inoltre essere comunicati per obblighi di legge o a fornitori di servizi collegati al Titolare del trattamento, che agiscono in qualità di Responsabili del trattamento.
• Diritti dell’interessato:
• Diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento.
• Diritto di accesso, rettifica, portabilità e cancellazione dei dati, nonché di limitazione o opposizione al trattamento.
• Diritto di presentare un reclamo all’autorità di controllo competente qualora ritenga che il trattamento non sia conforme alla normativa vigente.

Contatti per l’esercizio dei diritti:
PALEX HEALTHCARE GROUP SL C/ Almagro 3, 6ª PLANTA. 28010, Madrid (Madrid) E-mail: lopd@palexhealth.com

L’interessato acconsente al trattamento dei propri dati nei termini sopra indicati.

PALEX HEALTHCARE GROUP SL è il Titolare del trattamento dei dati personali dell’Interessato e informa che tali dati saranno trattati conformemente alle normative vigenti in materia di protezione dei dati personali, in particolare il Regolamento (UE) 2016/679 del 27 aprile 2016 (GDPR), la Legge Organica 3/2018 del 5 dicembre (LOPDGDD), e la Legge 1/1982 sulla protezione civile del diritto all'onore, alla vita privata e all'immagine personale, fornendo le seguenti informazioni sul trattamento:

Finalità del trattamento: registrazione di immagini e video delle attività svolte dal Titolare del trattamento al fine di pubblicizzarle tramite i mezzi di comunicazione interni ed esterni.

Base giuridica: il trattamento dei tuoi dati personali, incluse le immagini, si basa sul consenso che devi esprimere accettando le condizioni e selezionando l’apposita casella per questa finalità. Puoi revocare il tuo consenso in qualsiasi momento.

Criteri di conservazione dei dati: i dati saranno conservati per il tempo necessario a soddisfare la finalità del trattamento. Quando non saranno più necessari a tale scopo, verranno cancellati o bloccati per il tempo previsto dalla legge, adottando misure tecniche e organizzative per impedirne l’ulteriore trattamento e visualizzazione, rendendoli accessibili solo a giudici, tribunali, pubblici ministeri o amministrazioni pubbliche per eventuali responsabilità legali. Successivamente, trascorso il periodo di conservazione o blocco, i dati verranno distrutti.

Comunicazione dei dati: I tuoi dati del profilo FWG saranno condivisi con il tuo account MapMyFitness per registrare l’attività fisica e creare una classifica. I dati potranno essere comunicati anche per obblighi legali o a fornitori di servizi legati al Titolare del trattamento, che agiscono in qualità di Responsabili del trattamento.

• Diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento.
• Diritto di accesso, rettifica, portabilità e cancellazione dei dati e di limitazione o opposizione al loro trattamento.
• Diritto di presentare reclamo all’Autorità di controllo competente se ritiene che il trattamento non sia conforme alla normativa vigente.

Contatti per l’esercizio dei diritti:
PALEX HEALTHCARE GROUP SL C/ Almagro 3, 6ª PLANTA. 28010, Madrid (Madrid). Email: lopd@palexhealth.com.
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