1. Object and Scope of Application

1.1. This document governs the access to and use of the Further We Go platform (hereinafter, the “Platform” or “FWG”), a gamified SaaS service that allows employees of Palex Healthcare Group S.L. (the "Client Company") to record the distance and time of their physical activities (walking, running, swimming or cycling) through an integration with Map My Fitness, gathering collective points to unlock corporate donations to selected NGOs.

1.2. Use of the Platform is free of charge for Users; all service costs are borne by the Client Company under the SaaS master agreement entered into with Aproposito Contenidos S.L. (the "SaaS Provider").

2. Definitions

• User: Employee authorised by the Client Company to participate in FWG.
• Client Company: Palex Healthcare Group S.L., the entity that contracts FWG for its workforce.
• SaaS Provider: Aproposito Contenidos S.L., the entity that operates and maintains FWG.
• Activity: A record of distance/time synchronised from the User’s Map My Fitness account.
• Privacy Policy: The document that describes the processing of personal data and forms an integral part of these T&C.

3. Registration and User Account

3.1. Registration requires a valid corporate e‑mail address and the express acceptance of these T&C and the Privacy Policy.

3.2. Each User undertakes to:

1. a) keep his/her credentials confidential;
2. b) not use another User’s account;
3. c) refrain from introducing viruses or interfering with FWG’s operation;
4. d) use the Platform solely for personal and legitimate purposes.
5. Services Provided

4.1. Automatic recording of Activities via the official Map My Fitness API.

4.2. Individual progress dashboard and team leaderboard.

4.3. Automatic unlocking of corporate donations upon reaching the set collective goal.

4.4. FWG may update or enhance features without prior notice, provided that this does not materially diminish the core service.

5. Obligations of the Parties

User Obligations

• Comply with these T&C and the internal policies of his/her company.
• Provide accurate data and, where applicable, consult a healthcare professional before starting intense physical activity.

SaaS Provider Obligations

• Maintain reasonable availability (> 95 %).
• Apply appropriate security measures.
• Provide first‑level support to the Client Company.

6. Plans, Payment and Billing

6.1. The User does not pay any fee.

6.2. The commercial terms between the SaaS Provider and the Client Company are governed by the SaaS Master Agreement executed between the parties.

7. Intellectual Property

All code, design and content of FWG are owned by the SaaS Provider, except for the data and trademarks of the Client Company. Decompiling, reproducing or exploiting the Platform without authorisation is prohibited.

8. Personal Data Protection

8.1. GDPR Roles

• Controller: Client Company (Palex Healthcare Group S.L.).
• Processor: SaaS Provider (Aproposito Contenidos S.L.).

8.2. Data processed: name, corporate e‑mail, distance and time of physical activity. No additional sensitive metrics are processed. Images voluntarily shared (with consent granted) by registered users may be shared with other participants and with the organization.

8.3. Data subjects may exercise their rights (access, rectification, erasure, objection, portability and restriction) directly with the client company, in accordance with its applicable Privacy Policy.

9. Warranties, Disclaimers and Limitation of Liability

9.1. Medical disclaimer: Users participate at their own risk and must ensure that their physical condition allows them to exercise. Prior medical consultation is recommended.

9.2. FWG is provided “as is”; the SaaS Provider does not warrant total absence of errors and shall not be liable for indirect damages or loss of profits.

9.3. The SaaS Provider’s aggregate liability to the Client Company is limited to [maximum amount to be defined] or the amount resulting from the SLA, whichever is lower.

10. Term, Suspension and Termination

10.1. The licence to use FWG begins upon registration and ends (i) at the User’s request, (ii) when the Client Company deactivates the User, or (iii) upon termination of the master agreement.

10.2. The SaaS Provider may suspend the account for serious breach or fraudulent use, after prior notice.

11. Governing Law and Jurisdiction

These T&C are governed by Spanish law. Any dispute shall be submitted to the Courts and Tribunals of Barcelona.

12. Notices and Contact

• SaaS Provider: info@fit4good.net – C/ Lorda 13, bajos 2ª, 08035 Barcelona.
• Client Company: fwgsustainability@palexhealth.com C/ Jesús Serra Santamans, 5 08174 Sant Cugat del Vallès (Barcelona)

13. Amendments to the T&C

The SaaS Provider may update these T&C for legal or functional reasons. The Client Company will be notified at least 30 days in advance. Continued use of FWG after notification implies acceptance of the new terms.

Executive Summary

• Scope: employees only; activity logged via Map My Fitness; collective donations.
• User cost = 0; Client Company bears the SaaS subscription.
• Minimal data: distance and time; no sensitive biometrics.
• Clear GDPR roles: Client Company = Controller; SaaS Provider = Processor.
• Security and sub‑processors subject to prior approval and safeguards.
• Medical disclaimer included for injury risks.
• Law and forum: Spanish; courts of Barcelona.
• Liability capped at [maximum amount to be defined] or SLA amount.
• Amendments with [30] days’ notice.
• Fields in [brackets] require final validation.

PALEX HEALTHCARE GROUP SL is de verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens die met uw toestemming zijn verstrekt en informeert u dat deze worden verwerkt in overeenstemming met de bepalingen van de huidige regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens en Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (AVG) en Organieke wet 3/2018 van 5 december (LOPDGDD), en verstrekt u de volgende verwerkingsinformatie:

Doel van de verwerking: Registratie op het platform Further We Go (FWG) met de daaraan gerelateerde activiteiten.

Wettelijke basis: Toestemming van de betrokkene door de volgende voorwaarden te accepteren.

Bewaren van documenten: De verstrekte persoonsgegevens worden bewaard en verwerkt zolang ze nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Wanneer ze niet langer nodig zijn voor dit doel, worden ze verwijderd en geblokkeerd gedurende de wettelijk vastgestelde periode, waarbij technische en organisatorische maatregelen worden genomen om te voorkomen dat ze worden verwerkt, met inbegrip van hun visualisatie. Ze zijn alleen beschikbaar voor rechters, rechtbanken, openbare aanklagers of overheidsdiensten om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Zodra de wis- of blokkeringstermijn is verstreken, worden de gegevens vernietigd.

Verstrekking van gegevens: Uw gegevens van uw FWG-account worden meegedeeld met uw Map My Fitness-account voor het registreren van uw fysieke activiteit en de daaropvolgende rangschikking. Ze kunnen ook worden meegedeeld door een wettelijke verplichting of door dienstverleners die verbonden zijn aan de verantwoordelijke voor de verwerking en die optreden als verwerkingsverantwoordelijke.

Rechten van de betrokkene:
- Het recht om op elk moment uw toestemming in te trekken.
- Het recht op toegang, rectificatie, overdraagbaarheid en verwijdering van hun gegevens en om de verwerking ervan te beperken of er bezwaar tegen te maken.
- Het recht om een klacht in te dienen bij de betreffende toezichthoudende autoriteit als u denkt dat de verwerking niet in overeenstemming is met de geldende regelgeving.

Contactgegevens voor het uitoefenen van uw rechten:
PALEX HEALTHCARE GROUP SL C/Almagro 36ª PLANTA. 28010, Madrid (Madrid) E-mail: lopd@palexhealth.com

De betrokkene gaat akkoord met de verwerking van zijn of haar gegevens zoals hierboven wordt beschreven.

PALEX HEALTHCARE GROUP SL. is de verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens van de betrokkene en laat u weten dat deze gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de bepalingen van de huidige regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (AVG), Organieke wet 3/2018 van 5 december (LOPDGDD) en Wet 1/1982 inzake burgerbescherming, recht op eer, persoonlijke en familiale privacy en zelfbeeld, waarvoor u de volgende verwerkingsinformatie wordt verstrekt:

Doel van de verwerking: opnemen van afbeeldingen en video's van de activiteiten die worden uitgevoerd door de verwerkingsverantwoordelijke om deze te publiceren in interne en externe communicatie.

Wettelijke basis: De verwerking van uw persoonsgegevens, met inbegrip van afbeeldingen, is gebaseerd op de toestemming die u moet geven door de voorwaarden te accepteren. Dit kunt u doen door het daarvoor voorziene selectievakje in te schakelen.  U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.

Criteria voor het bewaren van gegevens: De gegevens worden bewaard gedurende de tijd die nodig is om het doel van de verwerking te handhaven. Wanneer ze niet langer nodig zijn voor dit doel, worden ze verwijderd en geblokkeerd voor de wettelijk vastgestelde periode, waarbij technische en organisatorische maatregelen worden genomen om te voorkomen dat ze worden verwerkt, met inbegrip van hun visualisatie. Ze zijn alleen beschikbaar zijn voor rechters, rechtbanken, openbare aanklagers of overheidsdiensten om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Zodra de wis- of blokkeringstermijn is verstreken, worden de gegevens vernietigd.

Verstrekking van gegevens: Uw gegevens van uw FWG-account worden meegedeeld met uw MapMyFitness-account voor het registreren van uw fysieke activiteit en de daaropvolgende rangschikking. Ze kunnen ook worden meegedeeld door een wettelijke verplichting of door dienstverleners die verbonden zijn aan de verantwoordelijke voor de verwerking en die optreden als verwerkingsverantwoordelijke.

• Het recht om op elk moment uw toestemming in te trekken.
• Het recht op toegang, rectificatie, overdraagbaarheid en verwijdering van hun gegevens en om de verwerking ervan te beperken of er bezwaar tegen te maken.
• Het recht om een klacht in te dienen bij de betreffende toezichthoudende autoriteit als u denkt dat de verwerking niet in overeenstemming is met de geldende regelgeving.

Contactgegevens voor het uitoefenen van uw rechten: PALEX HEALTHCARE GROUP SL. C/ Almagro 3 6ª PLANTA. 28010 Madrid (Madrid). E-mail: lopd@palexhealth.com.
De betrokkene gaat akkoord met de verwerking van zijn of haar gegevens zoals hierboven wordt beschreven.